1.  插入批注

在文档中选择要对其进行批注的文本或项目,选择"插入"→"批注"命令,此时,Word 自动显示"审阅"工具栏,如图 4.3 所示,在批注框中输入批注文本。也可以单击"审阅"工具栏中的"显示"按钮,选择"审阅窗格"命令,然后在"审阅窗格"中输入批注文本。

单击"审阅"工具栏中的"插入批注"按钮也可以插入批注。

2 . 显示/隐藏批注

批注标记可以显示,也可以隐藏。选择"视图"→"标记"命令可以显示/隐藏批注标记,如 图 4.4 所示;也可以单击"审阅"工具栏中的"显示"按钮,选择"批注"命令,如图 4.5 所示,对批注标记进行显示/隐藏操作。

3.  修改批注

若批注框课件,直接单击要编辑的批注框的内部,然后根据需要进行修改。若批注框处于隐藏状态,可以选择先显示批注标记,然后在批注框中编辑批注内容,也可以先显示"审阅窗格",在"审阅窗格"中修改批注。

4 删除批注

对文档中已有的批注,可以根据需要逐个删除,也可以删除全部批注。

(1) 删除单个批注

右击该批注,然后在弹出的快捷菜单中选择"删除批注"命令。

(2)删除文档中的所有批注

单击"审阅"工具栏中的"拒绝所选修订"按钮,如图 4.6 所示,选择"删除文档中的所有批注"命令。

(3) 删除特定审阅者的批注

一般情况下,Word 文档中显示所有审阅者的批注。若要删除指定审阅者的批注,则须单独显示该审阅者的批注,然后对所显示的所有批注进行删除。

具体方法如下:

1) 打开"审阅"工具栏,单击"显示"按钮,选择"审阅者"→"所有审阅者"命令,取消该命令左侧的"√"。重复以上操作,选定指定审阅者的名字,文档中将显示该审阅者的所有批注。

2) 单击"审阅"工具栏中的"拒绝所有修订"按钮,选择"删除文档中的所有批注"命令,这样将指定审阅者所做的批注删除了。