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Word、Excel、PowerPoint、Access等组件之间的内容可以互相调用,互相链接,或利用复制粘贴功能使所有数据资源共享, 当然,我们也可以将这些组件结合在一起使用,以便使字处理、电子数据表、演示文稿、数据库、时间表、出版物,以及 Internet 通讯结合起来,从而创建适用于不同场合的专业的、生动的、直观的文档。

办公软件的作用主要集中在三点上,其一是提升企业的运营管理能力;其二是降低岗位工作的难度;其三是提升企业管理者的决策能力,当然,随着物联网、大数据、云计算和人工智能相关技术的逐渐应用,智能化办公概念也逐渐得到了更多人的关注,办公软件的传统功能边界也在不断得到拓展,相信在产业互联网阶段,办公软件的作用将进一步得到提升。

办公软件一个重要的作用就是降低岗位工作难度,所以从这个角度来看,学习使用办公软件并不会有较大的难度,办公软件之所以能够降低岗位工作难度,主要从三个方面入手,其一是规范化工作流程,清晰严格的流程是工作效率的重要因素;其二是提升资源整合能力,资源整合能力的提升将在很大程度上降低工作难度,岗位级别越高则资源整合能力越强;其三是提升沟通效率,职场中很大一部分工作内容就是沟通,高效的沟通是提升工作效率并降低工作难度的重要手段,所以,学习办公软件应该从这三个方面进行展开。

学习办公软件的步就是通过办公软件的应用来熟悉岗位工作流程,通常办公软件本身就是一个"工作流",不同岗位要面对不同的任务,只要按照操作要求进行操作就可以了,对于大部分初级岗位来说,学习办公软件的重点就在于此,而且这些基本的软件操作并没有较大的学习难度,往往在很短的时间内就能掌握。