借贷记账法的内容

1.记账符号。借贷记账法以"借"、"贷"作为记账符号,表明的是记账方向。在借贷记账法下,"借"、"贷"二字只是两个抽象的符号,而且在不同性质的账户中所反映的经济业务的内容是不同的。一个账户中究竟是借方记录表示增加还是贷方记录表示增加,则由账户的性质来决定。

2.账户结构。借贷记账法的账户基本结构是:每一个账户都分为"借方"和"贷方",一般来说规定账户的左方为"借方",账户的右方为"贷方"。如果我们在账户的借方记录经济业务,可以称为借记某科目,在账户的贷方记录经济业务,则可以称为贷记某科目。

采用借贷记账法时,账户的借贷两方必须做相反方向的记录。即对于每一个账户来说,如果规定借方用来登记增加数,则贷方用来登记减少数,如果规定借方用来登记减少数,则贷方用来登记增加数。不同性质的账户,其结构是不同的。

(1)资产类账户。资产类账户的结构是:账户的借方记录资产的增加额,贷方记录资产的减少额。在一个会计期间内(月、季、半年、年),借方记录的合计数额称作本期借方发生额,贷方记录的合计数额称作本期贷方发生额,在每一个会计期间的期末将借方、贷方发生额进行比较,其差额称作期末余额。资产类账户的期末余额一般在借方,借方期末余额转到下一期就成为借方期初余额。用公式可以表示如下:

资产类账户借方期末余额=借方期初余额+借方本期发生额-贷方本期发生额

(一)借贷记账法的内容

1.记账符号。借贷记账法以"借"、"贷"作为记账符号,表明的是记账方向。在借贷记账法下,"借"、"贷"二字只是两个抽象的符号,而且在不同性质的账户中所反映的经济业务的内容是不同的。一个账户中究竟是借方记录表示增加还是贷方记录表示增加,则由账户的性质来决定。

2.账户结构。借贷记账法的账户基本结构是:每一个账户都分为"借方"和"贷方",一般来说规定账户的左方为"借方",账户的右方为"贷方"。如果我们在账户的借方记录经济业务,可以称为借记某科目,在账户的贷方记录经济业务,则可以称为贷记某科目。

采用借贷记账法时,账户的借贷两方必须做相反方向的记录。即对于每一个账户来说,如果规定借方用来登记增加数,则贷方用来登记减少数,如果规定借方用来登记减少数,则贷方用来登记增加数。不同性质的账户,其结构是不同的。

(1)资产类账户。资产类账户的结构是:账户的借方记录资产的增加额,贷方记录资产的减少额。在一个会计期间内(月、季、半年、年),借方记录的合计数额称作本期借方发生额,贷方记录的合计数额称作本期贷方发生额,在每一个会计期间的期末将借方、贷方发生额进行比较,其差额称作期末余额。资产类账户的期末余额一般在借方,借方期末余额转到下一期就成为借方期初余额。用公式可以表示如下:

资产类账户借方期末余额=借方期初余额+借方本期发生额-贷方本期发生额

用T形账户表示如下:

(2)负债及所有者权益类账户。由会计平衡公式"资产=负债+所有者权益"所决定,负债及所有者权益类账户的结构与资产类账户正好相反,其贷方记录负债及所有者权益的增加数,借方记录负债及所有者权益的减少数,很明显贷方发生额要大于(或等于)借方发生额,期末余额一般应在贷方。用公式表示如下:

负债及所有者权益类账户贷方期末余额=贷方期初余额+贷方本期发生额-借方本期发生额

用T形账户表示如下:

3)损益类账户。损益类账户按反映的具体内容不同,又可以分为反映各项收入的账户和反映各项费用支出的账户。企业在经济活动过程中要不断地取得收入,必然有各种耗费,有成本费用发生,在成本费用抵销收入后,形成企业的利润。利润在未分配以前,可以看作所有者权益的增加。所以,收入类账户的结构则与所有者权益类账户的结构基本相同,收入的增加数记入账户的贷方,收入转出数(减少)则应记入账户的借方,由于贷方记录的收入增加数一般要通过借方转出,因此该类账户通常没有期末余额。如果某种情况下有余额,也表现为贷方余额。

成本费用类账户的结构与资产类账户的结构基本相同,账户的借方记录成本费用的增加数,账户贷方记录成本费用转入收益类账户(减少)的数额,由于借方记录的成本费用的增加数一般都要通过贷方转出,因此该类账户通常没有期末余额。如果某种情况下有余额,应表现为借方余额。

编制会计分录应按下列步骤进行:

(1)一项经济业务发生后,首先分析这项经济业务涉及的账户名称,判断其变化是增加还是减少;

(2)判断应记账户的性质,按账户的结构确定应记入有关账户的借方还是贷方;

(3)根据借贷记账法的记账规则,确定应记入每个账户的金额;

(4)分录编好后,应检查分录中应借、应贷科目是否正确,借贷方金额是否相等,有无错误。

会计分录书写的格式是:先写借后写贷,借贷上下要错开。

会计凭证:就是用来记录经济业务、明确经济责任、按一定格式编制的据以登记会计账簿的书面证明。

在实际工作中,由于原始凭证来自不同的单位,种类繁多,数量庞大,格式、大小不一,不便于填列应借、应贷的会计科目和金额,不便于记账和查账。为了方便登记账簿,需要将原始凭证加以归类、整理,填制具有统一格式的记账凭证,确定会计分录,并将相关的原始凭证附在记账凭证后面。这样不仅可以简化记账工作,避免记账发生差错,而且有利于原始凭证的保管,便于对账和查账,提高会计工作质量。记账凭证就是会计人员根据审核无误的原始凭证,按照经济业务的性质和应用的会计科目加以归类整理,确定会计分录而编制的直接据以登账的会计凭证。

(一)记账凭证按其用途不同可分为通用记账凭证和专用记账凭证

1.通用记账凭证。通用记账凭证是指用来记录所有经济业务的记账凭证。通用记账凭证的一般格式见表6—7。

2.专用记账凭证。专用记账凭证是指分类记录经济业务的记账凭证。专用记账凭证按其反映的经济业务是否与货币资金收付有关,可以分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。

(1)收款凭证。收款凭证是专门用于反映货币资金收入业务的记账凭证,根据货币资金收入业务的原始凭证填制而成。收款凭证一般按库存现金和银行存款分别编制。其格式见表6—8。

(2)付款凭证。付款凭证是专门用于反映货币资金支出业务的记账凭证,根据货币资金支出业务的原始凭证填制而成。付款凭证一般也按库存现金和银行存款分别编制。其格式见表6—9。

(3)转账凭证。转账凭证是专门用于反映与货币资金收付无关的转账业务的凭证,根据有关转账业务的原始凭证填制而成。其格式与通用凭证的格式相同,见表6—10。

(一)账证相符

账证相符是指会计账簿(如总分类账、明细分类账以及库存现金和银行存款日记账等)的记录与记账凭证及其所附的原始凭证有关内容核对相符。这种核对主要是在日常工作中进行的。保证账证相符,是会计核算的基本要求。由于会计账簿记录是根据会计凭证等资料编制的,两者之间存在紧密的联系,因此,通过账证核对,可以检查、验证会计账簿和会计凭证的内容是否正确无误,以保证会计资料真实、完整。各单位应当定期核对会计账簿记录与原始凭证和记账凭证反映的时间、凭证字号、内容、金额是否一致,记账方向是否相符。如果发现有不一致之处,应当及时查明原因,并按照规定予以更正。

(二)账账相符

账账相符是指各种会计账簿之间的有关记录核对相符。其主要内容有:总分类账各账户借方期末余额合计数与贷方期末余额合计数核对相符;库存现金、银行存款日记账期末余额以及各明细分类账的期末余额合计与有关总分类账户期末余额核对相符;会计*各种财产物资明细分类账期末余额与财产物资保管和使用*的有关财产物资明细分类账期末余额核对相符。

(三)账实相符

账实相符是指各种财产物资账簿记录与财产物资实有数额核对相符。其主要内容有:库存现金日记账账面余额与库存现金实际库存数量核对相符;银行存款日记账账面余额定期与银行对账单核对相符;各种财产物资明细账账面余额与财产物资实存数额核对相符;各种应收、应付款明细账账面余额与有关债务、债权单位或者个人核对相符等。

二、结账

(一)结账的意义

结账就是在将一定时期内发生的全部经济业务登记入账的基础上,计算并结转各账户的本期发生额和期末余额。将各会计期间所发生的经济业务全部登记入账并对账以后,即可通过账簿记录了解经济业务的发生和完成情况,而根据会计凭证将经济业务记入账簿后,还不能直观地获得所需的各项总括的数据资料,必须通过结账的方式,把各种账簿记录结算清楚,提供管理所需的各项数据信息。

(二)结账的程序

1.检查本期内日常发生的经济业务是否已全部登记入账,若发现漏记、错记,应及时补记、更正。

2.在实行权责发生制的单位,应按照权责发生制的要求,进行账项调整的账务处理,以计算确定本期的成本、费用、收入和财务成果。

3.将损益类科目转入"本年利润"科目,结平所有损益类科目。

4.在将本期全部经济业务登记入账的基础上,结算出所有账户的本期发生额和期末余额。

(三)结账的内容

1.月结。应在该月*后一笔经济业务下面划一条通栏单红线,在红线下的"摘要"栏内注明"本月合计"或"本月发生额及余额"字样,在"借方"栏、"贷方"栏或"余额"栏内分别填入本月合计数和月末余额,同时在"借或贷"栏内注明借贷方向。然后,在这一行下面再划一条通栏单红线,以便与下月发生额划清。

2.季结。通常在每季度的*后一个月月结的下一行,在"摘要"栏内注明"本季合计"或"本季度发生额及余额"字样,同时结出借、贷方发生额及季末余额。然后,在这一行下面划一条通栏单红线,表示季结的结束。

3.年结。在第四季度季结的下一行,在"摘要"栏注明"本年合计"或"本年发生额及余额"字样,同时结出借、贷方发生额及期末余额。然后,在这一行下面划上通栏双红线,以示封账。

年度终了,要把各账户的余额结转到下一会计年度,并在摘要栏内注明"结转下年"字样,如果账页的"结转下年"行以下还有空行,应当自余额栏的右上角至日期栏的左下角用红笔划对角斜线注销,在下一会计年度新建有关会计账簿的*行余额栏内填写上年结转的余额,并在摘要栏内注明"上年结转"字样。