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办公自动化,Office Automation,简称OA,是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义,凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务,都属于办公自动化的领域。

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在行政机关中,大都把办公自动化叫做电子政务,企事业单位就都叫OA,即办公自动化。通过实现办公自动化,或者说实现数字化办公,可以优化现有的管理组织结构,调整管理体制,在提率的基础上,增加协同办公能力,强化决策的一致性,后实现提高决策效能的目的。

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今天,我们来讲讲Word中有哪些实用的小技巧可以帮助大家事半功倍。

改变行距

在编辑Word文档时,如果要想改变文本段落的行距,可以先选中需要设置的文本段落,然后:

按‘Ctrl+1’快捷键,即可将段落设置成单倍行距;

按‘Ctrl+2’快捷键,即可将段落设置成双倍行距;

按‘Ctrl+5’快捷键,即可将段落设置成1.5倍行距。

返回上一次编辑位置

在编辑校对长文档时,如果想要查看上一次修改的位置,很可能需要花费很长时间才能找到。而实际上,这个需求可以通过快捷键‘Shift+F5’来实现。这个快捷键的功能就是在后三次编辑位置以及当前光标位置之间切换。也就是说,当按下‘Shift’键的同时,按下‘F5’键,光标就会切换至后一次编辑的位置;如果再按一次,就会切至后第二次编辑的位置;再然后是后第三次编辑的位置;再然后就又回到一开始光标的位置。这样就可以找到之前在哪里修改过文档了。

缩放显示比例

使用Word进行文档编辑时,经常会调整显示比例来观察文档整体的布局,但如果每次都要去点击底部状态栏中缩放按钮的话,实在是有点麻烦。其实,只要按住‘Ctrl’键并且向上或向下滚动鼠标中间的滚轮,就可以放大或缩小显示的比例。