我市三水区财政局近几年在档案管理方面取得了一定的成绩。该局于2000年被佛山市档案馆评为“广东省特级档案综合管理单位”，2003年被三水区档案执法检查组评为“三水区档案执法检查成绩优秀单位”，今年被三水区档案局评为2003年度文件材料归档年检优秀单位*名。该局积极探索在新的形势下如何深入抓好立卷归档工作，并取得了一定的成效，他们的基本做法是：

　　一、建工作组。成立档案工作组，由局党组副书记担任组长，办公室主任担任副组长，成员由办公室副主任、档案员以及各股室一名兼职档案管理员组成，大大加强了档案工作的领导，形成了以本局档案室为中心的档案管理网络，为档案工作的顺利进行打下了扎实的基础。档案工作组负责指导本局所有档案管理工作，包括文书、会计、音像、基建及其它业务档案，监督档案室立卷、归档、鉴定、销毁工作的贯彻执行。

　　二、齐抓共管。为使各股室重视并主动做好档案的综合管理工作，档案工作组与各股室签订《档案管理责任书》，规定各股室设立一名兼职档案员，负责把好该股室的文件收集、管理关，要求在整理归档文件材料过程中，认真检查材料的文件号顺序是否正确、正文与底稿是否齐全，做到档案材料的接收移交有登记，并将本股室的档案实体和电子文档都统一上交给档案室管理，真正做到“统一收集、统一分类管理、统一立卷、统一归档”四个统一，确保档案资料的准确、完整。

　　三、队伍建设。该局十分注意档案人员业务知识的学习和培训，多次选派了专（兼）职档案员参加省档案馆和佛山市、区档案局举办的档案业务知识培训班，目前，该局共有3人持有档案员上岗证。平时，注重新老交替，培养好接班人，新档案员在老档案员的带领和指导下边工作边学习，以缩短档案管理的磨合期。定期组织有关人员到文书档案综合管理已升省特级的单位如佛山市财政局、*人民银行三水支行等参观学习。通过培训学习，使专（兼）职档案人员进一步提高了对《档案法》和档案管理的认识，熟悉和掌握了各种门类档案的收集、整理、立卷、归档要领和程序，为搞好档案综合管理打下良好的基础。
　　四、纳入考核。由于档案工作面广量大，仅靠档案室是远远不够的，需要靠全局各股室支持、配合和参与。局评审小组在进行了大量调研的基础上，于2004年4月联合制发了《三水区财政系统奖励制度》（以下简称《奖励制度》）。其中，《奖励制度》的“先进股室奖”对“档案管理”方面作了明确的规定：一是跨年度归档文件交回档案室少1份，扣0.5分。二是按《档案管理办法》规定，分门别类装订和整理文件、会计等资料档案，零散且杂乱无章的，每次扣3分，由办公室考核。三是股室要在3月份前向档案室上交上年度文书档案，档案室要在6月份前完成上年度文书档案立卷归档工作，迟一个月扣1分，因其他股室责任造成不按时立卷的，不扣分。四是做好三密文件的保管和利用工作，遗失1份密件扣0.5分。把立卷归档纳入股室考核是一种约束，也是一种检查，抓到了点子上，是档案工作抓基层、打基础、保质量、上台阶的一项实实在在的重要措施，它触及到了档案工作的神经末梢。无论股室，还是档案室都非常重视，把它作为一项重要工作来抓，以往要三催四请股室才迟迟上交文书资料，又或者是把算盘、烂鞋、烂书等乱七八糟的东西统统运上档案室，把档案室当成了“垃圾房”的现象已一去不再复返，档案工作得到领导的重视，同事的支持，开展起来也十分顺畅。

　　五、规范案卷质量。今年，由于全区实行文件材料归档方法改革，该局严格按照*档案局制定的《归档文件整理规则》和省、市档案局关于文件材料归档方法改革的文件要求，用新的立卷方法进行归档，做到案卷编号和卷内文件排列符合要求，拟写案卷标题确切，案卷封面书写准确，字迹清晰、美观，规格、样式、目录符合规定要求，而且做到档案装具规格统一，箱柜排列整齐，案卷上架排列符合要求，确保了案卷质量。现在，该局合计各门类档案共3945卷，其中保存的文书档案共有394卷（其中永久、长期合编271卷；短期123卷）；基建档案30卷；已故人员档案３卷；设备仪器档案3卷；会计档案1049卷。

　　六、加强档案信息管理。紧紧抓住在线利用、实时查询、自由检索等环节，实现两个转变，*限度地挖掘档案资源，整合档案信息资本，增强了档案资源服务实战的功能。一是由“手工操作”向“电子检索”转变。强化实时登记，实现同步化利用。从办文源头着手，把收文、发文、报表、简报、调查报告等登记从人工抄写全部转为网上实时登记，保证了文件登记上网后，马上就可以在网上查询、检索，使档案信息资源在*时间内得到利用，且同一条信息可以同时提供多人查询使用，实现了资源共享目标，极大提高了利用效率。二是由“常规”向“创新”转变。过去的手工检索已经不能满足时代的需要，为了使该局有价值的资料更好地得到保存，便于股室查找，除了继续采取传统的档案管理模式－－纸质文件归档外，还对每年的文件、工作总结、简报等资料分别采取了两种保存方式:①拷贝成光盘保存。好处是光盘容量大，体积小，寿命长，查档者可随时在光盘里检索、阅读、打印、调出等。②保存在网络服务器。好处是可以通过全局任何一台计算机直接查询阅读电子档案，实现零距离利用，开通网上24小时查询检索和浏览服务，对非涉密文件进行全文检索。通过实施这两个转变，使查询文件变得方便快捷，查全率、检准率达*，彻底改变了以往跑档案室手工检索调档的模式，减轻了档案员在档案室文山柜海中苦苦寻觅的工作压力，能高效、快速、全面地从“浩如烟海”的档案信息中检索出利用者所要的档案信息，并缩小档案的存储空间，扩展存储能力，提高了该局档案管理效率和管理水平，实现了档案利用的零距离服务，开辟了一条科学利用档案信息的新路子。