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批注和修订是 Word 提供的两种审阅功能。当审阅者只评论文档而不直接修改文档时,可以使用批注。修订则直接修改文档。在Word 文档中,可以跟踪每个插入、删除、移动、格式更改等操作。修订用各种标记反映作者或审阅者对原文档所做的修改,以便之后审阅所有这些更改,并根据需要确定接收或拒绝这些修订。"审阅窗格"中显示了文档中当前出现的所有更改、更改的总数及每类更改的数目。可以隐藏修改和批注,但使用修订功能后,Word 始终会跟踪对文档所做的修改,指导它们被接受或拒绝(对于批注而已是删除)为止。

打开和关闭修订

打开修订功能后,可以查看对文档的所有更改。当关闭修订功能后,可以对文档进行任何更改,而不会对更改的内容做出标记。

1.  打开修订

选择"工具"→"修订"命令,或者选择"视图"→"工具栏"→"审阅"命令,打开图 4.1 所示的"审阅"工具栏,单击"修订"按钮。

若要打开状态栏中的"修订"指示器,如图 4.2 所示,双击状态栏中的"修订"字样,或者右击状态栏中的"修订"字样,然后在弹出的快捷菜单中选择"修订"命令。状态栏上的"修订"指示器可以打开或关闭修订。

2.  关闭修订

关闭修订功能后,可以修订文档而不会对更改的内容做出标记。关闭修订功能不会删除任何已被跟踪的更改。

要关闭 Word 的修订功能,单击"审阅"工具栏中的"修订"按钮,或者双击状态栏中的"修订"字样,即重复一遍打开修订时的操作。

 批注是作者或审阅者为文档添加的注释。Word 在文档的页边距或"审阅窗格"中的文本框中显示批注。由于批注使用独立的批注框来注释文档,并不出现在正文中。因此,批注不影响文档的内容,也不会被打印出来。

1.  插入批注

在文档中选择要对其进行批注的文本或项目,选择"插入"→"批注"命令,此时,Word 自动显示"审阅"工具栏,如图 4.3 所示,在批注框中输入批注文本。也可以单击"审阅"工具栏中的"显示"按钮,选择"审阅窗格"命令,然后在"审阅窗格"中输入批注文本。

单击"审阅"工具栏中的"插入批注"按钮也可以插入批注。

2 . 显示/隐藏批注

批注标记可以显示,也可以隐藏。选择"视图"→"标记"命令可以显示/隐藏批注标记,如 图 4.4 所示;也可以单击"审阅"工具栏中的"显示"按钮,选择"批注"命令,如图 4.5 所示,对批注标记进行显示/隐藏操作。

格",在"审阅窗格"中修改批注。

4 删除批注

对文档中已有的批注,可以根据需要逐个删除,也可以删除全部批注。

(1) 删除单个批注

右击该批注,然后在弹出的快捷菜单中选择"删除批注"命令。

(2)删除文档中的所有批注

单击"审阅"工具栏中的"拒绝所选修订"按钮,如图 4.6 所示,选择"删除文档中的所有批注"命令。

(3) 删除特定审阅者的批注

一般情况下,Word 文档中显示所有审阅者的批注。若要删除指定审阅者的批注,则须单独显示该审阅者的批注,然后对所显示的所有批注进行删除。